در صورتی که بخواهیم پس از دریافت ایمیل ها از طریق پروتکل POP3 در اوتلوک ، یک نسخه از ایمیل ها بر روی سرور میل ذخیره شود ، باید تنظیماتی را در اوتلوک خود انجام دهیم. برای این کار مراحل زیر را انجام میدهیم.

ابتدا وارد نرم افزار اوتلوک میشویم. حال از نوار بالای صفحه منوی Tools، سپس گزینه Account Settings را انتخاب میکنیم.بسته به ورژن اوتلوک انجام این مرحله متفاوت است.

پس از باز شدن صفحه Account Settings ، اکانت ایمیل مورد نظر خود را انتخاب کرده و سپس گزینه Change را میزنیم و یا اینکه بر روی اکانت ایمیل دابل کلیک میکنیم.

حال در صفحه باز شده بر روی گزینه More Settings کلیک میکنیم.

در تب Advanced ، گزينه Leave a copy of messages on the server را فعال نموده و  سپس دو گزینه بعدی را نیز ست میکنیم.

در صورتیکه بخواهیم ایمیل های دریافتی این اکانت ایمیل در اوتلوک پس از مدت زمان معینی از سرور حذف شود گزینه Remove from server after را فعال کرده و مدت زمان را ( مانند 3 روز ) وارد میکنیم.

در صورتیکه بخواهیم  ایمیل های دریافتی ذخیره شده در سرور میل تا زمانیکه از بخش Deleted Items میل سرور حذف نشده اند، باقی بمانند باید تیک گزینه  Remove from server when deleted from 'Deleted Items' را فعال نماییم. در نهایت جهت ذخیره تغییرات بر روی گزینه OK کلیک میکنیم.

توصیه میشود جهت جلوگیری از پر شدن فضای هاست ، گزینه Remove from server after را با تعیین مدت زمانی معین جهت حذف ایمیل های دریافتی از سرور میل، فعال نمایید.

در صورت عدم انجام این تنظیمات در اوتلوک ، پس از دریافت ایمیلها توسط اوتلوک، ایمیلها به صورت خودکار از سرور میل حذف خواهد شد.