اطلاع رسانی از طریق ایمیل همواره یکی از روش های اطلاع رسانی شرکت ها میباشد و نقش مهمی در کسب و کار شرکت ها و سازمان ها دارد. متاسفانه یکی از مشکلاتی که در ارسال ایمیل ها گاها اتفاق می افتد، اسپم شدن ایمیل و حتی نرسیدن ایمیل به طرف مقابل است.

در صورت عدم دریافت ایمیل توسط گیرنده دو حالت وجود دارد :

• پس از ارسال ایمیل توسط فرستنده ، ایمیلی با پیغام undeliverable  و یا delivery failed و ... به فرستنده برمیگردد.از این طریق فرستنده متوجه خواهد شد که ایمیل به دست گیرنده نرسیده است و میتواند از روش های دیگری جهت ارتباط با گیرنده استفاده نماید.

• ایمیل ارسال شده و به پوشه اسپم (Spam/Junk) و یا پوشه زباله (Delete) گیرنده میرود و یا به طور کامل از سرور حذف میشود. در این حالت فرستنده متوجه این مساله نخواهد شد. زیرا که ایمیل به گیرنده تحویل شده و ممکن است گیرنده آن را ندیده باشد.

چرا ایمیل ارسال شده با اینکه ایمیل اصلی هستند، اسپم می شوند؟

ایمیل های اسپم علاوه بر اینکه برای گیرنده های ایمیل ایجاد مزاحمت میکنند، راندمان شبکه و سرورهای ایمیل را نیز تحت تاثیر قرار میدهند. بنابراین مدیران سرور برای جلوگیری از دریافت چنین ایمیل هایی، از تکنولوژی های آنتی اسپم استفاده میکنند و همچنین با اعمال تنظیماتی بر روی سرور این ایمیل های ناخواسته را بر حسب میزان اسپم بودن آنها، به فولدر اسپم منتقل کرده و یا اینکه به طور کامل از سرور حذف مینمایند. در حالت دوم ایمیل ها هیچ گاه به مقصد نخواهند رسید و بدون هیچ اطلاعی از سرور حذف خواهند شد.

دلایل اسپم شدن ایمیل ها 

دلایل مختلفی باعث انتقال ایمیل ها به پوشه اسپم و یا سایر پوشه ها به غیر از پوشه inbox خواهد شد. برخی دلایل در ادامه تشریح شده است:

• معمولا در ایمیل ها اسپم از کلمات مشخصی نظیر عکس/تصویر/My Photo  و ... در عنوان و یا متن پیام استفاده میشود. بنابراین برای اینکه این ایمیل ها به پوشه اسپم منتقل شده و یا اینکه به صورت کامل از سرور حذف شوند، مدیران سرور تنظیماتی روی سرور انجام میدهند تا ایمیل هایی که حاوی این کلمات میباشند اسپم شناخته شوند و اقدامات لازم در مورد آنها انجام شود.

• گاها ممکن است که گیرنده ایمیل  آدرس فرستنده ایمیل را سهوی و یا عمدا به عنوان ارسال کننده اسپم ، نشانه گذاری کرده باشد. در اینصورت ایمیل های ارسالی فرستنده به عنوان اسپم شناخته خواهد شد. 

• ممکن است که شرکت سرویس دهنده اینترنت آی پی فرستتنده ایمیل را به عنوان اسپم فیلتر کرده باشد.به این علت که این آی پی توسط  تعداد زیادی از کاربران استفاده میشود و ممکن است که این کاربران عمدا و یا سهوا ایمیل های اسپم ارسال کرده باشند.

• امکان دارد که آی پی میل سرور در لیست سیاه (Black List ) قرار گرفته باشد. این اتفاق معمولا در سرویس های اشتراکی رخ میدهد.اگر یک کاربر سهوا و یا عمدی اقدام به ارسال اسپم نماید، آی پی سرور در لیست سیاه به عنوان اسپمر قرار خواهد گرفت.در نتیجه دیگر کاربران این سرویس اشتراکی دچار مشکل شده و ایمیل های آنها نیز اسپم خواهد شد.

• هکرها برای ارسال فایل های مخرب به سیستم های کاربران لینک ها و یا فایل های پیوست مخرب ارسال میکنند که در قالب فایل های اجرایی (exe.) ومانند آن میباشند که در صورت باز کردن آن توسط کاربران سیستم آنها آلوده خواهد شد. بنابراین مدیران سرور باید تنظیماتی جهت عدم دریافت این ایمیل ها اعمال کنند. به همین علت جهت جلوگیری از حمله هکرها این ایمیل ها با امتیاز بیشتری ، اسپم شناخته خواهند شد.

• در صورتی که در ایمیل خود از کدهای HTML استفاده کرده باشید ممکن است ایمیل شما در مقصد به عنوان اسپم شناخته شود. زیرا که برخی از حملات هکرها از طریق کدهای برنامه نویسی انجام میشود.

• در صورتیکه از فایل هایی تصویری با پسوندهای png ، .jpg. و … در ایمیل های ارسالی استفاده نمایید ممکن است به صورت اسپم شناخته شوند. بنابراین فایل های خود را در قابل فایل فشرده (Zip.) ارسال نمایید.

• به دلیل اینکه اسپمرها ایمیل های خاصی به کاربران زیادی ارسال میکنند، ممکن است ایمیل هایی که به تعداد زیادی از کاربران ارسال میشود چه در قسمت to و یا با استفاده از cc/Bcc ، به عنوان اسپم شناسایی شود. برای ارسال اسپم به صورت انبوه حتما باید از پنل ویژه ارسال ایمیل ها انبوه استفاده شود تا اسپم شناخته نشود.

• این امکان وجود دارد که مدیر سرور به دلیل سختگیری بیش از حد تنظیماتی را در میل سرور اعمال کرده باشد که ایمیل شما به صورت اسپم شناخته میشود. همچنین ممکن است تنظیمات قدیمی بوده و نیاز به آپدیت داشته باشد. 

در نتیجه تمامی این موارد و اینکه ارسال کنندگان اسپم هروز بیشتر از قبل برای ارسال اسپم تلاش میکنند، باید همواره تکنولوژی های به روز جهت فیلتر اسپم ها در نظر گرفته شود. در این راستا ما باید به جزئیاتی که ممکن است ایمیل های ارسالی ما را محدود کرده و آنها را به عنوان اسپم شناسایی کرده و موجب عدم دریافت ایمیل توسط گیرنده خواهد شد، بسیار توجه نماییم.